Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

2. Aufruf der Homepage und Serverlogs

Beim Aufruf von zettelruhe.de werden Verbindungsdaten wie IP-Adresse, Zeitpunkt und angefragte Ressource zur Auslieferung der Seite verarbeitet. Für das Hosting wird netcup am Standort Nürnberg eingesetzt. Auf der Homepage sind keine Analytics, Werbenetzwerke oder Social-Media-Pixel eingebunden. Schriften werden beim Build bezogen und von der Website selbst ausgeliefert; beim Seitenaufruf ist kein direkter Google-Fonts-Abruf vorgesehen.

3. Registrierung, Verifikation und Zugang

Für die Registrierung werden Konto-E-Mail-Adresse, geschäftliche Antwortadresse, Firmenname und die gewünschte Zettelruhe-Adresse direkt an den Cloud-Einrichtungsdienst übermittelt. Die Konto-E-Mail-Adresse dient der Anmeldung, E-Mail-Bestätigung, Abrechnung und dem Zugang. Die geschäftliche Antwortadresse ist davon getrennt und bestimmt, wohin Antworten auf versendete Geschäftsdokumente gehen; nur bei entsprechender Auswahl im Formular wird dafür dieselbe Adresse verwendet. Die gewünschte Adresse wird bereits bei der Eingabe auf Verfügbarkeit geprüft. E-Mail-Verifikation, Bereitstellungsstatus und Zuordnung von Cloud-Konto, Abo und eigener Instanz dienen der Einrichtung und Absicherung des Zugangs. E-Mails zur Verifikation, Aboverwaltung und Zugangsabholung enthalten zeitlich begrenzte Nachweise. Der Claim ermöglicht den einmaligen Abruf des Eigentümerzugangs; Zugangsdaten werden nicht per Supportmail weitergegeben. Ein Google-Login ist für diesen Ablauf nicht vorgesehen.

4. Stripe Checkout, Portal und Abrechnung

Zur Erfassung der Zahlungsart und zum Abschluss des Abos wirst du zu Stripe Checkout weitergeleitet. Die Aboverwaltung erfolgt im zugeordneten Stripe-Portal. Stripe verarbeitet die dort eingegebenen Zahlungs- und Abrechnungsdaten. Lokal verarbeitet die Cloud Kunden- und Abozuordnung, Abostatus, Periodenende, Kündigungsflag, Nutzung der Testphase, Abgleichstatus und Abrechnungsvorgänge. Zu Webhookereignissen werden Event-ID, Eventtyp, Eventzeit, notwendige Zuordnungsreferenzen und ein Hash der ursprünglichen Eventdaten gespeichert, um Bereitstellung und Zugriff zu steuern. Vollständige Stripe-Payloads, Kartendaten und vollständige Zahlungsdaten werden lokal nicht gespeichert; eine eigene Zahlungsartdatenbank wird nicht geführt. Cloud-Konto- und Operationsreferenzen dienen als Stripe-Metadaten der Zuordnung. Ein E-Mail-Link zur Aboverwaltung an die verifizierte Adresse öffnet die Verwaltung.

5. Cloudhosting, PocketBase und Kundeninhalte

Die eigene Cloud-Instanz verarbeitet Unternehmens- und Buchhaltungsdaten, darunter Rechnungen, Angebote, Kontakte, Belege und hochgeladene Dateien. PocketBase dient als Backend für Datenbank und Dateien. Zusätzlich verarbeitet die Cloud Verwaltungs- und Sicherheitsdaten zur Zuordnung und zum Betrieb der Instanz. Produktive Kundendaten werden bei netcup in Nürnberg gehostet, externe Backups bei Hetzner in Falkenstein. Betriebsbackups enthalten je Sicherungsart Tenantdaten und Dateien sowie Verwaltungsdaten, Register und Konfiguration. Tenant-Initialarchive werden mit Age, Infrastrukturbackups mit Restic verschlüsselt; der private Age-Schlüssel liegt außerhalb des Produktionsservers. Zur Betriebsüberwachung werden Beszel und Uptime Kuma eingesetzt. Eigene Nameserver werden bei netcup in Nürnberg betrieben.

6. Kontakt, Support, Warteliste und SMTP

Das Kontaktformular übermittelt Name, E-Mail-Adresse und Nachricht per SMTP an den konfigurierten Kontaktposteingang. Die weiterhin vorhandene Wartelistenfunktion versendet eine interne Benachrichtigung und eine Bestätigung an die angegebene Adresse; sie führt keine eigene Homepage-Datenbank. Cloud-Systemmails werden über den dort eingerichteten Mailtransport versendet. Für Homepage- und Cloud-Mails wird ein eigener Mailserver bei netcup in Nürnberg genutzt. Je nach Mailart werden noreply@zettelruhe.de, kontakt@zettelruhe.de und onboarding@zettelruhe.de verwendet; Kontaktanfragen gehen an kontakt@zettelruhe.de. Cloud-Systemmails betreffen Verifikation, Abrechnung, Claim und Recovery. Ihr Versandjournal enthält Auftragsreferenz, Mailart, Zeitpunkt, Ausgang und neutralen Fehlercode, keine Tokens oder Nachrichteninhalte. Support und Recovery übernimmt zunächst der Betreiber. Die Identitätsprüfung erfolgt über die bereits verifizierte Kundenadresse und eindeutige Kontozuordnung. Ein verlorener Erst-Claim wird ausschließlich über den kontrollierten Recoveryprozess behandelt. Vorhandene Passwörter und Zugangsdaten werden nicht herausgegeben. Bitte übermittle keine Passwörter, Mailtokens oder vollständigen Belege.

6a. E-Mail-Versand von Geschäftsdokumenten aus der Cloud

Gewerbliche Kunden können Rechnungen, Angebote und weitere Geschäftsdokumente direkt aus Zettelruhe Cloud per E-Mail versenden. Hierbei können insbesondere Empfänger-E-Mail-Adresse, Absender-/Firmenbezug, geschäftliche Antwortadresse, Betreff und Nachrichtentext, versendete Dokumente und Anhänge sowie technische Versand- und Fehlerdaten verarbeitet werden. Diese Verarbeitung dient der vom Kunden veranlassten Zustellung und der Bearbeitung von Versandfehlern.

Der Versand erfolgt über die von Zettelruhe bereitgestellte Mail-Infrastruktur, den dokumentierten eigenen Mailserver bei netcup in Nürnberg. Als Absender erscheint beispielsweise „Firmenname über Zettelruhe <versand@zettelruhe.de>“. Antworten gehen über die Antwortadresse (Reply-To) an die vom Kunden hinterlegte geschäftliche E-Mail-Adresse. Die Konto-/Loginadresse wird nicht automatisch als geschäftliche Antwortadresse vorausgesetzt.

Soweit personenbezogene Inhalte im Auftrag des Cloudkunden verarbeitet werden, ist dieser für seine Kunden- und Geschäftsdaten verantwortlich; Zettelruhe verarbeitet sie im Rahmen der beauftragten Leistung. Der AVV-Entwurf beschreibt die vorgesehene Auftragsverarbeitung und kennzeichnet noch zu prüfende Betreiber- und Rechtsangaben. Konkrete Aufbewahrungsfristen für Dokumentenversand, Versand- und Fehlerdaten sowie Postfach- und Providerlogs sind noch festzulegen und zu prüfen; die Angaben zum Journal der Cloud-Systemmails belegen keinen entsprechenden Speicherumfang für Geschäftsdokumente.

7. Cookies und Browser-Speicherung

Registrierung, Verifikation, Claim und Abrechnung auf dieser Homepage halten Nachweise ausschließlich im Arbeitsspeicher. Sie verwenden dafür weder Cookies noch Local Storage oder Session Storage. Mailfragmente werden aus der Adresszeile entfernt. Die zugeordnete Cloud-Anwendung verwendet zur Anmeldung ein technisch notwendiges Sessioncookie. Das hostgebundene Cookie __Host-zettelruhe_session hat eine Laufzeit von 14 Tagen und die Attribute Secure, HttpOnly, SameSite=Lax und Path=/; eine Domain wird nicht gesetzt. Die separat besuchten Stripe-Seiten unterliegen deren eigener Cookie- und Datenschutzinformation.

8. Aufbewahrung, Backups und Löschung

Kundeninhalte, Vertrags- und Abrechnungsnachweise, Sicherheitsdaten, Supportnachrichten und abgebrochene Registrierungen sind getrennt zu behandeln. Operative Abrechnungsdaten werden grundsätzlich für die Dauer des Vertragsverhältnisses benötigt. Danach kommen gesonderte Abrechnungs- und Nachweisdaten für gesetzliche Pflichten oder Rechtsverteidigung in Betracht. Für technische Journale, Providerlogs und Postfachinhalte gilt keine pauschale Aufbewahrung für die gesamte Kundenbeziehung. Das vorgesehene Löschkonzept umfasst nach bestätigtem Vertragsende 30 Kalendertage gesperrte produktive Aufbewahrung ohne normalen Appzugriff, danach produktive Löschung. Reguläre Backups sollen höchstens weitere 35 Tage fortbestehen, insgesamt grundsätzlich höchstens 65 Tage, sofern keine begründete gesetzliche Ausnahme greift. Dieser Lifecycle ist noch nicht vollständig technisch umgesetzt und abgenommen. Deshalb wird kein automatischer Fristablauf als verfügbare Funktion zugesagt. Backups dienen der betrieblichen Wiederherstellung, nicht als Kundenarchiv. Während der gesperrten Aufbewahrung kann ein einmaliger kontrollierter Support-Export als Kulanz- oder Recoveryweg geprüft werden. Es besteht kein Anspruch auf Rohbackups oder ein Exportversprechen nach endgültiger Löschung. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten des Kunden für eigene Geschäftsunterlagen sind von den Speicherpflichten des Hostinganbieters zu trennen; sie begründen keine pauschale zehnjährige Speicherung aller Kundenbuchhaltungsdaten durch Zettelruhe.

9. Anfragen zu deinen Daten

Anfragen zu Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Datenübertragbarkeit kannst du an kontakt@zettelruhe.de richten. Gesetzliche Rechte bestehen unabhängig vom technischen App-Zugang; die Bearbeitung erfordert eine angemessene Identitätsprüfung. Vorhandene App-Exporte ersetzen diesen Prozess nicht.